SMS marketing automation για λογιστικά γραφεία στην Ελλάδα

Στο λογιστικό γραφείο το SMS έχει ένα πλεονέκτημα που δεν έχει σε άλλους κλάδους: ο πελάτης το περιμένει. Η υπενθύμιση «η δήλωση λήγει την Παρασκευή, λείπει το Ε9» είναι υπηρεσία, όχι διαφήμιση. Το θέμα είναι να τη στέλνει το σύστημα, όχι η γραμματεία από το κινητό της. Η αρχική εκδοχή του άρθρου επικαλούνταν «90%+ open rate» για τα SMS· δεν έχουμε πρωτογενή πηγή για το νούμερο και το αφαιρούμε. Το επιχείρημα στέκεται και χωρίς αυτό.

SMS marketing automation για λογιστικό γραφείο στην Ελλάδα σημαίνει, στην πράξη, δύο διαφορετικά πράγματα. Το πρώτο είναι αυτόματα SMS υπηρεσίας προς υφιστάμενους πελάτες, για προθεσμίες και δικαιολογητικά, που δεν χρειάζονται συγκατάθεση marketing. Το δεύτερο είναι προωθητικά SMS για νέες υπηρεσίες, που χρειάζονται καταγεγραμμένη συγκατάθεση ακόμη και προς επιχειρήσεις. Και τα δύο στήνονται από ένα CRM με πεδία ανά πελάτη και ροές που ελέγχουν αυτά τα πεδία πριν στείλουν.

Τα SMS που είναι υπηρεσία

• Προθεσμίες: ΦΠΑ, ΑΠΔ, φορολογική δήλωση, δόση ρύθμισης, με τη συγκεκριμένη ημερομηνία
• Δικαιολογητικά που λείπουν: «δεν έχουμε λάβει τα τιμολόγια Οκτωβρίου»
• Επιβεβαίωση παραλαβής: «λάβαμε τα έγγραφα, όλα εντάξει»
• Ραντεβού: επιβεβαίωση και υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα

Αυτά στέλνονται σε υφιστάμενους πελάτες στο πλαίσιο της σύμβασης και δεν χρειάζονται συγκατάθεση marketing. Χρειάζονται όμως να είναι σωστά: ένα λάθος SMS προθεσμίας είναι χειρότερο από κανένα.

Πώς γίνονται αυτόματα

Η προϋπόθεση είναι ένα CRM όπου κάθε πελάτης έχει πεδία: τύπος βιβλίων, καθεστώς ΦΠΑ, αν έχει προσωπικό, αν έχει ρύθμιση. Οι ροές τότε γράφονται μία φορά: «σε όλους με τριμηνιαίο ΦΠΑ, δέκα μέρες πριν τη λήξη, στείλε το τάδε μήνυμα». Το ημερολόγιο προθεσμιών ενημερώνεται μία φορά τον χρόνο, και οι ροές ακολουθούν. Η ροή «δικαιολογητικά που λείπουν» απαιτεί να σημειώνεται στο CRM η παραλαβή, που είναι η μόνη αλλαγή συνήθειας που ζητά το σύστημα από το γραφείο.

Το κείμενο των SMS υπηρεσίας πρέπει να είναι σύντομο, με ημερομηνία και με μία ενέργεια: «Η δήλωση ΦΠΑ λήγει 30/4. Στείλτε τα τιμολόγια Μαρτίου μέχρι 20/4. Λογιστικό γραφείο Χ». Όνομα γραφείου πάντα στο τέλος, γιατί ο πελάτης δεν έχει απαραίτητα αποθηκευμένο τον αριθμό.

Τα SMS που είναι marketing

«Ξεκινήσαμε υπηρεσίες μισθοδοσίας», «ενημερωθείτε για τον νέο αναπτυξιακό», «συστήστε μας σε συνάδελφο» είναι εμπορική επικοινωνία. Στην Ελλάδα απαιτεί προηγούμενη, καταγεγραμμένη συγκατάθεση, ακόμη και προς επιχειρήσεις. Ζήτησέ τη στη σύμβαση συνεργασίας, με ξεχωριστό σημείο, και κράτα στο CRM το ναι ή το όχι με ημερομηνία. Η ροή ελέγχει το πεδίο πριν στείλει. Σε νέα leads από φόρμα, το πρώτο SMS επιτρέπεται μόνο αν το ζήτησαν ρητά.

Συχνότητα και ώρα

Ένα λογιστικό γραφείο μπορεί να στείλει πολλά SMS υπηρεσίας τον μήνα χωρίς πρόβλημα, επειδή το καθένα έχει λόγο. Τα προωθητικά, όμως, όχι πάνω από ένα στους δύο μήνες. Ώρα αποστολής: εργάσιμες, 9 με 6. Ένα SMS προθεσμίας την Κυριακή βράδυ δημιουργεί άγχος χωρίς να μπορεί ο πελάτης να κάνει κάτι.

Τι να μη στείλεις ποτέ με SMS

Ποσά φόρου, ΑΦΜ, κωδικούς, οτιδήποτε θα ήταν πρόβλημα αν το διάβαζε τρίτος στην οθόνη κλειδώματος. Το SMS λέει «η δήλωσή σας είναι έτοιμη, μπείτε στην πλατφόρμα» και η πληροφορία ζει πίσω από κωδικό.

Στήσιμο σε λογιστικό γραφείο, βήμα προς βήμα

1. Κατηγοριοποίησε τους πελάτες με πέντε πεδία: κατηγορία βιβλίων, περιοδικότητα ΦΠΑ, αν απασχολεί προσωπικό, αν έχει ρύθμιση οφειλών, και ποιος στο γραφείο τον χειρίζεται.
2. Φτιάξε το ημερολόγιο προθεσμιών της χρονιάς μία φορά, με τις ημερομηνίες ανά κατηγορία, και δέσε κάθε προθεσμία με το αντίστοιχο πεδίο.
3. Γράψε τα κείμενα, ένα ανά τύπο προθεσμίας, κάτω από 160 χαρακτήρες, με ημερομηνία, μία ενέργεια και το όνομα του γραφείου.
4. Όρισε τον χρόνο αποστολής ανά ροή: δέκα μέρες πριν για δικαιολογητικά, τρεις μέρες πριν για τελική υπενθύμιση, μόνο εργάσιμες και εργάσιμες ώρες.
5. Πρόσθεσε το πεδίο «παραλάβαμε» στην καρτέλα, ώστε η δεύτερη υπενθύμιση να μη στέλνεται σε όποιον έχει ήδη στείλει τα έγγραφα.
6. Δοκίμασε έναν κύκλο ΦΠΑ σε δέκα πελάτες που γνωρίζεις καλά, πριν ανοίξει σε όλους.

Υποθετικό παράδειγμα: ένας κύκλος ΦΠΑ

Ένα υποθετικό γραφείο με 150 πελάτες, από τους οποίους 90 σε τριμηνιαίο ΦΠΑ. Πριν, η γραμματεία τηλεφωνούσε ή έστελνε από το κινητό της σε όσους θυμόταν, και στις 25 του μήνα έλειπαν τα τιμολόγια από 30 πελάτες. Με τη ροή, στις 10 του μήνα φεύγουν 90 SMS «στείλτε τα παραστατικά του τριμήνου μέχρι 20/4». Στις 20, η ροή ελέγχει το πεδίο «παραλάβαμε» και στέλνει δεύτερο μήνυμα μόνο στους 25 που απομένουν. Στις 25, η γραμματεία τηλεφωνεί σε 8 αντί για 30, και ο λογιστής δεν κλείνει δηλώσεις το τελευταίο βράδυ. Τα νούμερα είναι επινοημένα για το παράδειγμα· η αλλαγή που μετρά είναι ότι το γραφείο ξέρει ανά πάσα στιγμή ποιος λείπει, χωρίς να το κρατά κανείς στο μυαλό του.

Συνηθισμένα λάθη

Το πρώτο είναι το SMS από προσωπικό κινητό υπαλλήλου· όταν φύγει, φεύγει και το ιστορικό, και ο πελάτης απαντά σε αριθμό που δεν υπάρχει πια. Το δεύτερο είναι η ίδια ημερομηνία σε όλους, ανεξαρτήτως κατηγορίας βιβλίων· ένα λάθος μήνυμα προθεσμίας σε πελάτη που δεν τον αφορά ρίχνει την αξιοπιστία όλων των επόμενων. Το τρίτο είναι να μπαίνει προωθητικό κείμενο μέσα σε SMS υπηρεσίας, «η δήλωση λήγει 30/4, ρωτήστε μας και για μισθοδοσία»· έτσι το μήνυμα γίνεται εμπορικό και χρειάζεται συγκατάθεση που ίσως δεν έχεις. Το τέταρτο είναι να μην ελέγχει κανείς τον αριθμό αποστολής· αν εμφανίζεται ως άγνωστος αριθμός χωρίς το όνομα του γραφείου στο τέλος, αρκετοί πελάτες το διαγράφουν ως spam.

Με το PandoraBot

Το Pandora CRM κρατά τα πεδία ανά πελάτη, τη συγκατάθεση και τις ροές προθεσμιών, και στέλνει SMS, WhatsApp και email από το ίδιο ενιαίο inbox, ώστε οι απαντήσεις του πελάτη να γυρίζουν στην καρτέλα του. Starter €49/μήνα, 14 ημέρες δωρεάν, αρχική ρύθμιση σε 24 ώρες. Δείτε επίσης το LeadsBot αν το γραφείο ψάχνει νέους εταιρικούς πελάτες με φίλτρα ΚΑΔ και περιοχής, και το δωρεάν AI Profit Scan για μια πρώτη εικόνα του πού χάνεται χρόνος στο γραφείο.

Συχνές ερωτήσεις